Den 25 maj 2018 trädde en ny dataskyddsförordning i kraft i Sverige och EU (General Data Protection Regulation, GPDR). Den handlar om hur organisationer inom EU behandlar personuppgifter och omfattar också föreningar i Sverige. I samband med att du är eller blir medlem i SSAG och betalar din medlemsavgift lämnar du personuppgifter som vi använder för att uppfylla föreningens syften. Av praktiska skäl förbehåller sig SSAG därmed också rätten att dela uppgifter i medlemsregistret med aktörer som nu och i framtiden arbetar på uppdrag av SSAG eller där det av andra skäl är viktigt för att uppfylla föreningens syften. Om du blir eller fortsätter vara medlem i SSAG lämnar du ditt samtycke till detta. De uppgifter vi har i registret är namn, adress, e-post, typ av medlemskap och eventuella prenumerationer, samt för en del medlemmar telefonnummer. Nedan framgår de huvudsakliga användningsområdena av medlemsregistret.

Som medlem i SSAG hanteras dina personuppgifter främst för att skicka årets Ymer, eventuellt andra prenumerationer och information och kallelser till möten som sällskapet organiserar eller på annat sätt engagerat sig i. Eftersom vi är en relativt stor förening med runt 600–700 namn i medlemsregistret hanteras registret på uppdrag av SSAG av företaget SEDAB Föreningshuset, som specialiserat sig på att hjälpa föreningar med registerhantering, utskick med mera. Utskicken av Ymer och annat informationsmaterial görs ibland direkt från företaget där materialet tryckts (vilket sparar transporter) eller från SSAGs lager- och distributionsfirma. Personuppgifter delas då med dessa aktörer. Dessutom måste vi dela registret med vår bokföringsbyrå och auktoriserade revisor, som vi enligt lag måste ha, då dessa sköter praktiska frågor kring bokföring och granskar föreningens ekonomi och organisation.

Uppgifter om de medlemmar som söker stipendier eller annat stöd av SSAG hanteras i ett separat register och i samband med att en medlem lämnar in ansökan lämnar han eller hon sitt samtycke till detta. Nedan framgår de huvudsakliga användningsområdena för detta register. Alla uppgifter som den som söker stöd lämnar in (dvs inkl. uppgifter om projektet man söker stöd för, bankkonto mm), sparas och används för att kunna betala ut stipendier men också för att kunna publicera om det stöd vi gett till forskning och annat SSAG gör för att uppfylla föreningens syften. Det innebär att personuppgifter (främst namn, titel och lärosäte samt projektuppgifter) kan publiceras på nätet (främst ssag.se och på SSAGs facebooksida) och i SSAGs publikationer, främst i Ymer. Stipendieansökarens personuppgifter (främst de som beviljats stipendium) behandlas i beslutsprotokoll som arkiveras i SSAGs arkiv hos Kungliga Vetenskapsakademien (uppgifterna delas härmed med Kungliga Vetenskapsakademiens arkiv och blir härmed öppna för till exempel forskare som intresserar sig för SSAGs historia), samt delas också med bokföringsbyrå och revisor och kan komma att delas med Kungliga Vetenskapsakademien, som förvaltar några av de fonder (Vegafonden och Johan August Wahlbergs minnesfond) som SSAG delar ut medel ur.